دليل الاستخدام

تعرّف على نساق خطوة بخطوة

نساق منصة تشغيل عقاري عربية تجمع إدارة العقارات والوحدات والملاك والمستأجرين والعقود والتحصيلات والصيانة في مكان واحد.

يرتب هذا الدليل دورة العمل من إعداد الحساب والبيانات الأساسية إلى متابعة العقود والتحصيل والتقارير. قد تختلف الصفحات والإجراءات الظاهرة بحسب صلاحية المستخدم وباقة العميل.

دخول النظامعن النظام

محتوى الدليل

17 فصلاً عملياً

من تهيئة البيانات الأساسية إلى التشغيل المالي والتقارير.

قبل أن تبدأ

تختلف عناصر القائمة والأزرار بحسب دور المستخدم وصلاحياته وباقة العميل. عدم ظهور إجراء في حسابك يعني غالباً أن الصلاحية غير ممنوحة أو أن الميزة تحتاج إلى ترقية الباقة.

1

الفصل 1

تسجيل الدخول

  1. 1افتح صفحة تسجيل الدخول الخاصة بالمنصة من الرابط المعتمد لدى شركتك.
  2. 2أدخل البريد الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بحسابك الوظيفي.
  3. 3بعد الدخول ستنتقل مباشرة إلى لوحة التحكم لمتابعة الأعمال والمهام اليومية.
2

الفصل 2

التعرف على الواجهة الرئيسية

  • الشريط الجانبي يعرض وحدات النظام الأساسية مثل العقارات والوحدات والمُلّاك والمستأجرين والعقود والفواتير والمدفوعات.
  • أعلى الصفحة ستجد اسم الشركة والهوية البصرية الحالية، إضافة إلى عناصر التنقل والبحث السريع بحسب الصفحة.
  • كل صفحة داخل النظام تعرض إجراءات مرتبطة بسياقها مثل الإضافة والتعديل والحذف والتصدير والمتابعة.
  • الصلاحيات تختلف حسب دور المستخدم، لذلك قد تظهر بعض الوحدات أو الأزرار لمستخدمين دون غيرهم.
3

الفصل 3

لوحة التحكم

  • تعرض لوحة التحكم مؤشرات تشغيلية ومالية تساعد على معرفة وضع المحفظة العقارية بسرعة.
  • يمكن متابعة العقود النشطة، الفواتير المفتوحة، المدفوعات الأخيرة، وأبرز المهام أو التنبيهات التي تحتاج إجراء.
  • توفر اللوحة اختصارات للوصول السريع إلى الوحدات الأكثر استخداماً أثناء التشغيل اليومي.
  • الرسوم والمؤشرات تساعد الإدارة على متابعة الأداء العام واتجاهات التحصيل والإشغال.
  • عند وجود صلاحيات مناسبة يمكن البدء من اللوحة بعمليات أساسية مثل إضافة عقد أو تسجيل دفعة أو مراجعة تقرير.
4

الفصل 4

إعداد العقارات والملاك

ابدأ بتسجيل الملاك ثم العقارات حتى تكون العلاقات جاهزة قبل إضافة الوحدات والعقود.

  1. 1افتح صفحة الملاك وأضف بيانات المالك الأساسية وبيانات التواصل والحساب البنكي عند الحاجة.
  2. 2افتح صفحة العقارات واختر إضافة عقار جديد.
  3. 3أدخل بيانات العقار والموقع والصك والعمولة الإدارية عند الحاجة.
  4. 4اربط العقار بمالك واحد أو أكثر وحدد نسب الملكية لكل مالك.
  5. 5راجع صفحة العقار للتأكد من صحة الملاك والبيانات قبل بدء التشغيل.
  6. 6عند وجود وكالة أو تفويض، افتح قسم الملكية والتمثيل في صفحة العقار واختر إضافة ممثل.
  7. 7حدد المالك الذي يمثله الشخص، ثم اختر شخصاً مسجلاً أو أنشئ ملف ممثل جديداً.
  8. 8سجل نوع الصلاحية ومرجعها وفترة سريانها والعمليات المسموحة، وأرفق مستند الصلاحية عند توفره.
  9. 9حدد الممثل الأساسي عند الحاجة، واستخدم إلغاء التمثيل عند انتهاء التفويض مع بقاء السجل محفوظاً للتدقيق.
  10. 10لتعديل بيانات الممثل افتح إجراء التعديل من البطاقة نفسها؛ تذكّر أن هوية الممثل مشتركة، لذلك ينعكس تعديل الاسم أو التواصل أو البيانات البنكية على جميع علاقاته، وعلى ملفه كمالك إذا كان مالكاً أيضاً.
  • يمكن رفع مستندات المالك والعقار من وحدة المستندات بحسب الصلاحيات المتاحة.
  • يمكن للشخص نفسه أن يكون مالكاً وممثلاً عن مالك آخر، كما يمكنه تمثيل أكثر من مالك بعلاقة مستقلة لكل مالك وعقار.
  • تسجيل التمثيل القانوني لا يمنح حساب دخول أو وصولاً إلى ملفات المالك تلقائياً؛ يُضبط وصول البوابة بصورة مستقلة من إدارة المستخدمين.
  • توضح بطاقة الممثل ما إذا كان أُضيف يدوياً أو استُخرج من عقد إيجار، وتعرض رابط العقد المصدر عند توفره.
  • لا تظهر إجراءات الإضافة أو التعديل لحساب المالك؛ ويقتصر وصوله على بياناته المسموح بها.
5

الفصل 5

إضافة الوحدات

تُربط كل وحدة بعقار واحد وتُستخدم لاحقاً في العقود والصيانة والمصروفات والتقارير.

  1. 1افتح صفحة الوحدات واختر إضافة وحدة.
  2. 2حدد العقار، ثم أدخل اسم الوحدة ونوعها ورقمها وقيمتها الإيجارية.
  3. 3أكمل البيانات التشغيلية المطلوبة واحفظ الوحدة.
  4. 4تابع حالة الوحدة لمعرفة ما إذا كانت متاحة أو مؤجرة أو خارج الخدمة.
  • يمكن الوصول إلى وحدات العقار مباشرة من صفحة تفاصيل العقار.
  • تتغير حالة الإشغال عند ارتباط الوحدة بعقد فعال وفق قواعد النظام.
6

الفصل 6

إدارة المستأجرين

  1. 1افتح صفحة المستأجرين واختر إضافة مستأجر.
  2. 2حدد نوع المستأجر وأدخل بيانات الهوية أو السجل التجاري ووسائل التواصل.
  3. 3راجع البيانات واحفظ السجل.
  4. 4استخدم صفحة المستأجر لمراجعة العقود والفواتير والمدفوعات المرتبطة به.
  • يُفضّل البحث عن المستأجر قبل إضافته لتجنب إنشاء سجلات مكررة.
  • استخدم الأرقام الرسمية وبيانات التواصل المحدثة لتسهيل المتابعة والتحصيل.
7

الفصل 7

إنشاء عقد أو استيراده من إيجار

يمكن إنشاء العقد يدوياً، كما يتوفر استيراد بيانات عقد إيجار لتقليل الإدخال اليدوي.

  1. 1افتح صفحة العقود واختر عقد جديد.
  2. 2اختر الإنشاء اليدوي أو استيراد عقد من منصة إيجار.
  3. 3عند الاستيراد، ارفع ملف العقد وراجع البيانات المستخرجة قبل اعتمادها.
  4. 4راجع بيانات ممثل المؤجر إن كان المؤجر لا يمثل نفسه؛ يمكنك تعديل الاسم والهوية والجوال قبل التأكيد.
  5. 5اربط العقد بالمستأجر والعقار والوحدة، ثم راجع الفترة والقيمة وجدول الدفعات.
  6. 6احفظ العقد وفعّله عندما تكون البيانات جاهزة للتشغيل.
  • الاستيراد يساعد على تعبئة البيانات، لكنه لا يغني عن مراجعة المستخدم قبل الحفظ.
  • في حال اخترت استيراد عقد ايجار سيتم إنشاء المالك، المستأجر، العقار، الوحدة، والعقد بشكل مباشر دون الحاجة لإدخال البيانات بشكل يدوي ولكن ينصح بشدة اكمال البيانات الناقصة
  • إذا تضمن العقد ممثل مؤجر، ينشئ النظام له هوية أو يستخدم الهوية الموجودة عند تطابق رقم الهوية، ثم يربطه بالمالك والعقار والعقد المصدر.
  • لا يمنح عقد إيجار ممثل المؤجر صلاحية استلام المستحقات تلقائياً؛ راجع التفويض من صفحة العقار وفعّل الصلاحيات المالية فقط عند وجود مستند يجيزها.
  • يمكن تجديد العقد أو تعديله من صفحة تفاصيله إذا كانت الصلاحية تسمح بذلك.
8

الفصل 8

الفواتير والمدفوعات

تعرض الصفحات المالية المبالغ المستحقة وما تم تحصيله والمتبقي على كل عقد.

  1. 1افتح صفحة الفواتير لمراجعة الاستحقاقات وحالاتها.
  2. 2افتح الفاتورة المطلوبة للتأكد من العقد والمستأجر والمبلغ المتبقي.
  3. 3سجل الدفعة من المسار المتاح وحدد التاريخ والطريقة والمبلغ.
  4. 4راجع توزيع السداد وحالة الفاتورة بعد الحفظ.
  5. 5استخدم سند القبض أو تفاصيل الدفعة عند الحاجة إلى إثبات العملية.
  • يدعم النظام السداد الكامل أو الجزئي بحسب الرصيد المتبقي.
  • تأكد من تاريخ الدفع وطريقته قبل الحفظ لأنهما يظهران في السجلات والتقارير.
9

الفصل 9

المصروفات والمرافق

  1. 1افتح صفحة المصروفات لإضافة تكلفة تشغيلية جديدة.
  2. 2اربط المصروف بالعقار أو الوحدة وحدد التصنيف والحالة والمبلغ.
  3. 3أرفق المستند المؤيد للعملية عند توفره.
  4. 4استخدم صفحة المرافق لمتابعة البنود المرتبطة بالخدمات التشغيلية.
  • يساعد الربط الصحيح بالعقار والوحدة على دقة تقارير التدفق المالي.
  • راجع حالة المصروف لمعرفة ما إذا كان معلقاً أو مدفوعاً.
10

الفصل 10

تسويات الملاك وسنداتهم

تُستخدم التسويات لتجميع مستحقات المالك والمصروفات المرتبطة بالفترة ثم توثيق الصرف.

  1. 1راجع بيانات المالك والعقارات ونسب الملكية قبل إعداد التسوية.
  2. 2حدد الفترة والعمليات المالية التي تدخل في التسوية.
  3. 3اختر ما إذا كانت التسوية موجّهة إلى المالك القانوني أو إلى ممثل مفوض باستلام التقارير، ثم راجع صافي المبلغ واعتمدها.
  4. 4عند تسجيل سند الصرف اختر المالك أو ممثلاً لديه صلاحية صريحة لاستلام المستحقات.
  5. 5راجع اسم المستلم وصفته والحساب البنكي قبل إصدار السند.
  • حساب المالك يستطيع استعراض تسوياته وسنداته فقط.
  • إنشاء التسوية وتسجيل سند الصرف متاحان للمستخدمين الإداريين المخولين، ولا يظهران للمالك.
  • تبقى نسب الملكية واحتساب المبالغ باسم المالك القانوني حتى عند توجيه التسوية أو السند إلى ممثل.
  • يحفظ النظام لقطة ثابتة لاسم المالك والممثل والتفويض وقت الإنشاء، لذلك لا تتغير السجلات القديمة عند تعديل بيانات الممثل لاحقاً.
11

الفصل 11

طلبات الصيانة

  1. 1افتح صفحة الصيانة واختر طلب جديد.
  2. 2اربط الطلب بالعقار والوحدة، ثم حدد العنوان والوصف والأولوية.
  3. 3أسند الطلب للمستخدم أو الجهة المسؤولة عند توفر الصلاحية.
  4. 4أرفق عند إنشاء الطلب ما تحتاجه من صور أو ملفات PDF؛ يمكن اختيار عدة ملفات في العملية نفسها.
  5. 5عند تعديل الطلب يمكنك الاطلاع على مستنداته الحالية وإضافة مستندات أخرى دون استبدال الملفات السابقة.
  6. 6حدّث الحالة أثناء التنفيذ وأضف الملاحظات المهمة.
  7. 7أغلق الطلب بعد اكتمال العمل وتوثيق النتيجة.
  • استخدم الأولوية والحالة بانتظام حتى تظهر المتابعة بصورة صحيحة في لوحة التحكم والتقارير.
  • تظهر مستندات الطلب في صفحة التفاصيل ويمكن تنزيلها بحسب صلاحية المستخدم.
12

الفصل 12

المستندات

  • ارفع العقود والصكوك والفواتير والمرفقات التشغيلية في وحدة المستندات.
  • اربط كل ملف بالسجل الصحيح مثل العقار أو المالك أو العقد لتسهيل الوصول إليه.
  • استخدم اسماً واضحاً للملف وتحقق من نوعه قبل الرفع.
  • تخضع إمكانات الرفع والحذف لصلاحية المستخدم.
13

الفصل 13

التقارير والتصدير

  1. 1افتح صفحة التقارير واختر التقرير المناسب للعملية التي تريد مراجعتها.
  2. 2استخدم الفلاتر لتحديد العقار أو المالك أو الفترة أو الحالة.
  3. 3عند اختيار مالك محدد يمكنك توجيه ملف PDF إلى ممثل مفوض يغطي العقارات المحددة في التقرير.
  4. 4راجع الأرقام والصفوف المعروضة قبل التصدير.
  5. 5صدّر التقرير إلى PDF أو Excel عندما تكون الميزة متاحة في باقة العميل.
  • تظهر التقارير بهوية الشركة المعتمدة في الإعدادات.
  • تعتمد البيانات على السجلات المدخلة وحالاتها، لذلك يجب تحديث العمليات أولاً بأول.
14

الفصل 14

المستخدمون والصلاحيات

  • مدير النظام ينشئ حسابات الموظفين ويحدد الدور والصلاحيات المناسبة لكل مسؤولية.
  • يجب منح المستخدم أقل نطاق يحتاجه لإنجاز عمله، مع تجنب مشاركة الحسابات بين الموظفين.
  • الصفحات والأزرار غير المسموح بها لا تظهر للمستخدم في القائمة أو داخل الشاشات.
  • حساب المالك مخصص للاستعراض ضمن نطاقه، ولا يمنحه صلاحيات تشغيلية أو مالية إدارية.
15

الفصل 15

الإعدادات والهوية

  • يمكن للمستخدم المخول تحديث اسم الشركة والشعار والألوان وبيانات التواصل والفاتورة الضريبية.
  • تتوفر القوالب والهوية المخصصة بحسب الباقة، بينما لا تسمح الباقة الأساسية برفع قالب خاص.
  • يحتفظ مدير منصة نساق بإدارة الاشتراك والباقة والحدود والمميزات الخاصة بكل عميل.
  • يُفضّل معاينة الهوية والقوالب بعد كل تعديل للتأكد من وضوحها في الصفحات والمستندات.
16

الفصل 16

الاشتراك والحدود

  • تعرض صفحة الاشتراك الباقة الحالية وتاريخ نهاية الفترة والمدة المتبقية.
  • توضح مؤشرات الاستهلاك عدد الوحدات والمستخدمين المستخدم فعلياً والمتبقي من الحد، ولا يُفرض حد على عدد الملاك.
  • تظهر الميزة المتاحة باللون الأخضر، وغير المتاحة باللون الأحمر مع خيار الترقية عند الحاجة.
  • يستطيع مدير منصة نساق ترقية الباقة أو تخفيضها وجدولة تطبيق التغيير وتخصيص مميزات العميل.
17

الفصل 17

ممارسات تشغيلية موصى بها

  • أكمل بيانات الملاك والعقارات والوحدات قبل إدخال العقود.
  • راجع البيانات المستوردة من إيجار قبل اعتمادها.
  • سجل المدفوعات والمصروفات في تاريخها الصحيح حتى تبقى التقارير دقيقة.
  • اربط المستندات بالسجلات المناسبة بدلاً من حفظها خارج النظام.
  • راجع صلاحيات المستخدمين عند تغير مهامهم الوظيفية.
  • استخدم سجل التحديثات لمعرفة التحسينات التي أصبحت متاحة في المنصة.

هل تريد معرفة ما تغير مؤخراً؟

راجع سجل التحديثات لمعرفة الخصائص والتحسينات والإصلاحات التي أصبحت متاحة للمستخدمين.

فتح سجل التحديثات